Obligations légales des entretiens RH en 2026 : ce que tout employeur doit savoir
En matière de ressources humaines, la réglementation française est particulièrement dense. En 2026, plusieurs textes encadrent les entretiens professionnels, leur fréquence, leur contenu, et les conditions dans lesquelles ils peuvent être enregistrés. Cet article fait le point sur vos obligations en tant qu'employeur.
1. L'entretien professionnel obligatoire
Instauré par la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, l'entretien professionnel est régi par l'article L.6315-1 du Code du travail. Il doit être proposé à chaque salarié :
- À l'embauche (lors de l'intégration)
- Tous les 2 ans
- Au retour de certaines absences longue durée (congé maternité, congé parental, arrêt longue maladie, mandat syndical…)
Le bilan à 6 ans: tous les 6 ans, l'entretien doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. L'employeur doit pouvoir démontrer que le salarié a :
- Bénéficié d'au moins une action de formation
- Acquis des éléments de certification (par la formation ou la VAE)
- Bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle
⚠️ Sanction: pour les entreprises d'au moins 50 salariés, le non-respect de cette obligation expose à un abondement de 3 000 € sur le compte CPF du salarié (article L.6323-13).
2. L'enregistrement d'un entretien : ce que dit la loi
Enregistrer un entretien RH peut être une excellente pratique pour garantir la fidélité du compte-rendu. Mais attention : l'article 226-1 du Code pénal est très strict.
« Est puni d'un an d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende le fait, au moyen d'un procédé quelconque, de porter atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui en captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel. »
En clair :vous devez impérativement obtenir le consentement explicite de toutes les personnes présentes avant d'enregistrer. Un consentement implicite ou présumé ne suffit pas.
Bonnes pratiques pour le consentement
- Obtenez un accord écrit ou enregistré
- Expliquez clairement la finalité de l'enregistrement (compte-rendu uniquement)
- Précisez la durée de conservation et les modalités d'accès
- Conservez la preuve du consentement (horodatage, IP, méthode)
3. RGPD et données RH
Un enregistrement audio contenant la voix d'une personne est une donnée personnelle au sens du RGPD. En tant que responsable de traitement, vous devez :
- Limiter la finalité: l'enregistrement ne peut être utilisé que pour le compte-rendu, pas pour d'autres finalités.
- Informer les personnes : conformément aux articles 13 et 14 du RGPD, les salariés doivent savoir quelles données sont collectées, pourquoi, combien de temps, et leurs droits.
- Garantir les droits : accès, rectification, effacement, portabilité — le salarié peut demander la suppression de son enregistrement à tout moment.
- Sécuriser les données: chiffrement, contrôle d'accès, journalisation des consultations.
- Limiter la conservation: définissez une durée proportionnée (ex. 12 mois après l'entretien) et appliquez-la.
4. Hébergement des données : l'enjeu de la souveraineté
Depuis l'arrêt Schrems II de la CJUE (2020) et le renforcement des exigences de la CNIL, le transfert de données personnelles hors UE est particulièrement scruté. Pour les données RH, qui contiennent souvent des informations sensibles (évaluations, rémunération, perspectives de carrière), privilégiez un hébergement en France ou dans l'UE.
C'est l'un des engagements de mesentretiens.fr : toutes les données sont hébergées en France, chez un hébergeur français certifié (ICODIA), sans aucun transfert hors UE.
5. Quelles traces conserver ?
Pour être en conformité, conservez a minima :
- La preuve de l'invitation à l'entretien
- Le compte-rendu signé des deux parties
- La preuve du consentement à l'enregistrement (le cas échéant)
- Les actions de formation ou d'évolution convenues
La durée de conservation recommandée est de 5 ans à compter de la fin de la relation de travail (prescription de droit commun en droit du travail).
Conclusion
Les obligations légales autour des entretiens RH sont nombreuses, mais elles sont aussi une opportunité : celle de structurer vos processus RH, de sécuriser vos pratiques, et de valoriser vos collaborateurs. Avec une solution comme mesentretiens.frqui intègre nativement le recueil de consentement, l'horodatage, et l'hébergement en France, vous couvrez l'essentiel de vos obligations en quelques clics.